クラウドフォン導入前のチェック事項

クラウドフォン導入前のチェック事項

クラウドフォンのメリット・デメリット

「クラウドフォン」とは従来のビジネスフォンの設備を、インターネット上に移したサービスのことです。例えば、スマホのアプリケーションや、ブラウザ上で動作するサービスなどと同じもの。最近少しずつ広まってきている話題のサービスです。

今後、ビジネスフォンの主流になると言われるクラウドフォン。皆さんも将来的には利用することになると言えます。そこで気になるのは、「クラウドフォンって本当に良いものな?」ということ。特に、デメリットについては知っておきたいものです。

そこで、今回はクラウドフォンのメリットとデメリットについて、特に注意すべきことについてご紹介しましょう。

1.クラウドフォンのメリット

「クラウドサービス」が広まってきている現在、クラウドフォンに限らずクラウドサービスに触れる機会が増えてきました。スマホを利用している方なら、何かしらのサービスを利用しているはず。では、クラウドフォンのメリットからご紹介しましょう。

導入工事がほぼ不要

クラウドフォンは従来のビジネスフォンに必要だった設備を、インターネット上に移したサービスのこと。例えば、従来のビジネスフォンでは欠かせない「構内交換機」、設備同士を接続していた「電話線」などを敷設する必要さえないのです。

インターネットにさえ繋がれがいいので、大掛かりな導入工事がほぼ不要ということに。サービスのサイト上から申し込むだけ、およそ3日〜1週間で開通します。低価格かつスピーディに導入できるのは、クラウドフォンならではのメリットです。

利用環境を選ばない

クラウドフォンはインターネットにさえ繋がればいいので、特に「場所」のような利用環境には左右されません。同一のサービス、契約者であればそれこそ北海道と沖縄にあるオフィス間で通話しても、内線として通話無料で通信することも。

当然、日本と海外で通話しても、内線の範囲内であれば同様に通話無料に。近年、小規模な事業でも日本から海外に広まる機会が増えています。利用環境を選ばない、通話料金を抑えられるのはそれだけでメリットと言えるでしょう。

高性能かつ低管理費

クラウドフォンと従来のビジネスフォンでは、使用できる機能にそれほどの差はありません。外線や内線、保留や転送はもちろん、グループ呼び出しやボイスメール、共有電話帳など。従来のビジネスフォンを使うような感覚で利用できます。

また、インターネット上に設備の大半があり、各サービス会社が一括管理しているのはクラウドフォンならでは。構内交換機など大型の設備をオフィス内に設置、管理する必要がないことで「低管理費」で維持できるのもメリットです。

対応端末が幅広い

クラウドフォンはインターネット環境さえあれば利用できるのが大きな魅力です。IP-電話機やスマートフォン、ソフト電話機や電話会議設備、タブレットやパソコンなど。「この端末でないと」のように、端末での縛りはほとんどありません。

例えば、オフィス内(ソフト電話)から外出中の社員(スマホ)にかけても、同一サービスであれば内線として処理されます。海外に出張中でもホテルにWi-Fi(ネット環境)があれば、オフィスまで実質無料で通話できるのはメリットです。

2.クラウドフォンのデメリット

導入と管理が簡単、かつ対応端末の幅広さがクラウドフォンのメリットと言えます。しかし、メリット以上に皆さんが気になるのは「どのようなデメリットがあるのか?」というところ。では、クラウドフォンのデメリットに合わせて見ていきましょう。

ネット環境に依存している

クラウドフォンは「インターネット環境さえあれば利用できる」のが魅力のサービスです。つまり、裏を返せば「インターネット環境が使えないと利用できない」ということ。インターネット環境によってはまったく無力なのがクラウドフォンなのです。

通信環境の悪い地域であれば通話状況が乱れやすくなりますし、そもそもインターネットの通っていない地域では使えません。また、同一回線内で複数の端末が稼働していると、データ容量が圧迫されて通話できないデメリットもあります。

特殊番号にかけられない

クラウドフォンと従来のビジネスフォンはほぼ同一のサービスですが、一部に関して異なることも。クラウドフォンのサービスによっては、従来のビジネスフォンでは当たり前の「特殊番号」に発信できないことがあります。110番や119番などです。

あくまでサービスによってはなので、今後は特殊番号に発信できるクラウドフォンも広まることが予想されます。また、特殊番号にかけないのなら気にする必要がないとも。ただ、万が一を考えるなら特殊番号にかけれないのはデメリットでしょう。

パーク保留などが使えない

クラウドフォンに限らず、IP電話(インターネット電話)全般に言えることですが、基本的に「パーク保留」には対応していません。パーク保留とは外線を一時的にパークボタンに移動(保留)させ、どの端末からでも対応できるというもの。

パーク保留が使えないので、クラウドフォンで転送するには特定の内線番号を直接入力する必要があります。転送先の内線番号がすぐ分かればいいですが、外出先だと難しいことも。パーク保留が使えないのはちょっとだけデメリットです。

災害等のトラブルに弱い

クラウドフォンのようなクラウドサービスは停電に弱いと言えます。というのも、インターネット自体が電源に依存しているサービスなので、停電するとストップすることに。ビジネスフォンのように電話回線から直接電源を取ることはできないのです。

近年、日本の各地で台風や地震、津波などの自然災害が多発しています。つまり、いつ自然災害の被害にあって、停電する可能性は十分にあるということ。クラウドフォンだけに依存していると、万が一の事態ではデメリットが大きいです。

3.まとめ

今回は、クラウドフォンのメリットとデメリットを紹介し、比較してみました。今後、さらに広まることが予想されるクラウドフォンですが、デメリットがあるのも確か。例えば、クラウドフォンには以下のようなメリット、デメリットがあると言えます。

クラウドフォンのメリット

  • 導入工事がほぼ不要
  • 利用環境を選ばない
  • 高性能かつ低管理費
  • 対応端末が幅広い

クラウドフォンのデメリット

  • ネット環境に依存している
  • 特殊番号にかけられない
  • パーク保留などが使えない
  • 災害等のトラブルに弱い

今はまだ従来のビジネスフォンという選択肢もあるので、ぜひ比較した上で導入するサービスを検討してみてください。